Egy új rendszer bevezetése előtt sok-sok kérdés és bizonytalanság lehet bennünk, ami érthető is, mivel egy alapvető kommunikációs csatornán belül történik változás, legyen szó akár telefonos, akár e-mailes kommunikációról.
Egy új rendszer bevezetése előtt az aggodalmunk általában abból adódik, hogy nem szeretnénk egyetlen hívást és ügyfelet sem elveszíteni, illetve az, hogy mi történik abban az esetben, ha az átállásnál problémák merülnek fel, elveszítünk hívásokat, az értékes bevételt generáló megkeresések nem jutnak el hozzánk.
Ha megtaláltuk a számunkra legmegfelelőbb rendszert, fontos, hogy tisztázzuk milyen lépésekből áll a bevezetés.
A szolgáltatónak egy kidolgozott, az ügyfél érdekeit és igényeit szem előtt tartó átállási folyamatot kell kidolgoznia, az ő felelőssége kell, hogy legyen, hogy zökkenőmentesen, kiesés nélkül történjen meg az átállás. Fontos, hogy a bevezetés során felmerülő problémák esetén biztosítva legyen az eredeti rendszerre való visszaállás, a beérkező hívások, e-mailek elvesztésének elkerülése érdekében, valamint abban az esetben, ha esetleg a későbbiekben mégsem lennénk megelégedve a szolgáltatással.
Ezt természetesen csak egy közös konzultációval kivitelezhető, ahol érdemes tisztázni az alábbiakat:
- Mi a célunk, milyen problémákat szeretnénk megoldani a rendszer bevezetésével
- Mi a jelenlegi működés, mit szeretnénk megtartani/változtatni
- Milyen technikai követelményeknek kell megfelelnünk
- Milyen hibalehetőségekkel kell számolni
- A beállításhoz szükséges minden információt megkaptak-e
- Közösen ütemezzük a folyamatot, készítsünk elő minden információt és illetékes személyt az átállásra
- Kérjünk oktatást, lehetőleg közvetlenül az éles használat előtt
Az előkészületre és a kezdeti használatra sok energiát kell fordítani. A kezdeti időszakban sok esetben érezhetjük, hogy egyszerűbb lenne visszalépni és maradni az eredeti megoldásnál. A tapasztalatok viszont azt mutatják, hogy ha egyszer felmerült a problémakör amire megoldást akarunk az a visszalépésnél nem oldódik meg, így előbb-utóbb elkerülhetetlen lesz a váltás.
Célszerű 3 részre bontani a folyamatot:
A rendszer élesítése előtt, az oktatás után kérjünk tesztelési lehetőséget. Teszteljünk minden funkciót, egyrészt a helyes működés miatt, másrészt pedig a kollégáknak nagy segítséget ad, ha a valódi ügyfelek előtt teszt környezetben átlátják a folyamatokat.
Ezután érdemes az éles hívásokat, e-maileket beirányítani az új rendszerbe. Abban az esetben, ha már meglévő telefonszámokat szeretnénk az új szolgáltatóhoz vinni, a hordozás előtt hagyjunk időt a rendszerhasználatra, egy egyszerű átirányítással továbbítsuk a hívásokat a rendszerbe. Így bármilyen módosítás, vagy probléma esetén a régi megoldással tudjuk kezelni a hívásokat, e-maileket.
Ha már éles ügyfelekkel teszteltünk minden funkciót és biztosított a folyamatos működés, abban az esetben már biztonságosan hordozhatjuk a telefonszámokat, esetleg megszüntethetjük a régi szolgáltatóval az együttműködést.
Előkészületek, tervezés
Sok esetben előfordulhat, hogy idő és kapacitás hiányában nem tervezzük meg megfelelően a lépéseket. Az alábbi pontokat figyelembe véve hatékonyan tudunk felkészülni egy rendszer bevezetésére:
- Törekedjünk arra, hogy minden lehetőséget megvizsgálva állítsuk össze a rendszerünket, a funkciókat. Mire szeretnénk használni? Bejövő hívások? Kimenő kampányok? E-mail kezelés? Vagy ezek kombinációja? Esetleg meglévő rendszereke is szeretnénk integrálni?
- Szükségünk van-e telefonszámokra, vagy szeretnénk a meglévő saját számot használni.
- Ki szeretnék használni a rendszert és milyen jogosultsági körökkel.
- IT oldalról biztosítsuk a kiépítéshez a megfelelő támogatást, hozzáféréseket az eszközökhöz, hálózathoz, hogy a kiépítés gördülékenyem menjen.
- Felelős vezetők kiválasztása kapcsolattartásra, megfelelő elérhetőségek egyeztetése.
A szolgáltatást biztosító cég természetesen ezeket az információkat bekéri, viszont ezek kidolgozása sok esetben időigényes, házon belüli egyeztetés igényel.