Egy új rendszer bevezetésének ideális időpontja
Kevés kivétellel minden cég életében vannak szezon időszakok, amikor a megrendelések, megkeresések és egyéb igények szempontjából megemelkednek a mutatók.
Szezon időszak lehet például a Black Friday, karácsony, nyár, vagy csak a jó és rossz idő. A lényeg, hogy ezek az időszakok nagyobb leterheltséget, több megkeresést jelentenek és a folyamatainkban lévő problémák is jobban előtérbe kerülnek.
A szezon felszínre hozza a meglévő problémákat
A szezon időszakokat követő kiértékelések sok olyan információt biztosítanak, amelyek segítségével a következő szezonban vagy akár a köztes időszakban hatékonyabban működhetünk.
Általában ekkor születik meg a döntés, hogy a következő szezonra megoldjuk a problémákat, találunk valamilyen megoldást. Látjuk a nehézségeket, kijavítjuk, és ezek nélkül sokkal hatékonyabban végig tudjuk vinni a következő szezont.
A döntés és a megvalósítás
Azonban sajnos tapasztalataink szerint sok cégnél gyorsan háttérbe szorul ez az ötlet. Halasztjuk, halasztjuk, majd közeledve az újabb kiugráshoz már nem kezdünk bele. Már nincs elég időnk, nem leszünk kész, bizonytalanná válik a dolog.
A megoldás és az ezzel járó idő- és energiaráfordítás sajnos sem a szezon előtt, sem utána nem lesz kevesebb. Ezek elkerülhetetlen velejárói a változásnak.
Több cikkünkben említettük már, hogy amennyiben vezetőként nincs elég időnk egy rendszer bevezetésére, bízzuk egy kollégára a feladatot. Érdemes egy személyt kijelölni a projekt menedzselésére, arra az időszakra amíg a feladat késznek nem tekinthető.
Szezon előtt vagy utána kezdjünk fejleszteni?
Eddigi tapasztalatainkra alapozva az előkészületeket a friss tapasztalatokat, információkat felhasználva valamivel szezon után érdemes elkezdeni. Ennek a megoldásnak számos előnye van:
- A köztes időszakban több időt tudunk szánni az ötletelésre, hogy a rendelkezésre álló funkciókat hogyan tudjuk testre szabni, a működésünkhöz igazítani.
- Lesz időnk tesztelni és használni a rendszert, minden olyan megoldást és funkciót, ami segít megoldani az addigi nehézségeket, problémákat.
- Emellett a kollégáknak lesz idejük megszokni, elfogadni az új rendszer használatát. Mire élesben kell használniuk, csak a feladatokra és az ügyfelekre tudnak majd koncentrálni.
- Egy Ügyfélszolgálati és Call Center rendszer költségeit alapvetően meghatározza a felhasználók száma. A költségekre figyelve érdemes csak kis létszámmal szerződni és igénybe venni a szolgáltatást.
- A használat és a folyamatok kidolgozása során érdemes egyeztetni a szolgáltatóval az ötleteinkkel és a funkciók beállításával kapcsolatban. Tapasztalataikból adódóan segítenek megtalálni a lehető leghatékonyabb beállítási lehetőségeket.
- A szezon közeledtével pedig a leterheltség növekedését követve kisebb lépésekben emeljük a felhasználók számát.
- Ehhez természetesen fontos, hogy olyan szolgáltatót válasszunk, ahol kis felhasználói létszámra is tudunk szerződni, illetve ahol a felhasználók száma rugalmasan módosítható. Ne kössük le magunkat fixen fizetendő magas felhasználói létszámmal.
- Fontos, hogy a szolgáltatás része legyen a támogatás és ne egy külön fizetendő tételként jelentkezzen. Elérhető, gyors és segítőkész kapcsolattartó, vagy helpdesk kell, hogy rendelkezésre álljon, akik segítenek.
Összegzés
A változás, fejlesztés elkerülhetetlen minden cég életében. A folyamatok kidolgozása során sok tényező léphet fel, ami miatt hosszabb lehet a folyamat a tervezettnél. Ezért fontos, hogy időben belevágjunk abba, ami a hosszú távú fejlődést biztosítja.