Ez a típusú munkavégzés izgalmas kihívások elé állítja a munkáltatókat és a munkavállalókat egyaránt, viszont az otthoni munkavégzésre való átállás teljesen mást jelent egy cég vezetője számára, mint a munkavállalóinak. Számukra a legnagyobb kihívást a mindennapi folyamatok kidolgozása jelenti, aminek hiányában sokszor a kontroll elvesztését tapasztalhatjuk, a rossz kommunikáció, a nem megfelelő technológia használatának következményei pedig egyre inkább előtérbe kerülnek.

Éppen ezért nem elegendő csak a technikai feltételeket biztosítani, megoldást kell találnunk arra vonatkozóan is, hogy a munkahelyi környezetben természetesnek tűnő folyamatok távmunka esetében is hatékonyan működjenek. Érdemes protokollt kialakítanunk a mindennapi kommunikációra és ami még fontosabb, a döntéshozói folyamatokra, a feladatok kiosztására, azok határidőre való elvégzésére és a visszajelzésre.

Amit érdemes figyelembe venni:

• A megfelelő technikai feltételek adottak legyenek, az irodai környezet elérhető legyen bárhonnan, bármikor
• Az eredmények ellenőrzése, monitorozása és az azonnali közbelépés lehetősége biztosítva legyen
• Kontrollálható, felügyelhető és irányítható kommunikációs megoldások legyenek elérhetőek

Technikai feltételek

A felhő alapú megoldások egyik legnagyobb előnye itt jelentkezik, mivel egy ilyen megoldással üzemeltetett rendszer bárhonnan, bármikor használható. A gördülékeny távmunka leginkább a stabil technikai háttéren és a megfelelő eszközökön múlik. Ha egy felhő alapú, távmunkára is alkalmas rendszerre építettük a működésünket, az jócskán megkönnyíti a dolgunkat az átállásnál, hiszen számos olyan funkció áll rendelkezésünkre egy rendszeren belül, melyeket megfelelően használva hatékonyan kivitelezhető az otthoni munkavégzés.

A munkavállalók és a munkáltatók számára egyaránt bosszantó, ha az otthoni munkavégzésre tervezett technikai eszközök a gyakorlatban nem működnek megfelelően, ha használatuk komolyabb nehézségekkel jár, vagy hiányoznak belőle olyan funkciók, amik a mindennapi munkavégzést segítik. A hardver mellett természetesen elengedhetetlen a szükséges szoftveres támogatás is, illetve a kapcsolattartást segítő kommunikációs csatornákról is gondoskodni kell, nem megfeledkezve az üzleti és a személyes adatok védelméről sem. Az előírások és jogszabályok sokszor méginkább megnehezíthetik a dolgunkat, például egy rögzített vonal biztosítása, vagy annak hiánya is fejtörést okozhat.

Ellenőrzés, kontroll, kommunikáció

Egy jól felépített cégnél a központi rendszerben elvégzett feladatok információáramlásra is szolgálnak. A kevesebb személyes kontroll és az irodai környezet hiánya sajnos az esetek nagy részében teljesítmény visszaesést eredményeznek, amit a munkáltatóknak orvosolniuk kell. A kezdeti teljesítményromlás oka, – főleg abban az esetben amikor a munkavállaló először kerül ki az irodai környezetből – hogy egyrészt a napi rutin megváltozik, másrészt pedig sok-sok külső körülmény megszakítja a munkamenetet, elveszi a figyelmet a munkavégzésről. Éppen ezért fontos, főként ebben az időszakban, hogy minden mozzanat követhető és mérhető legyen.

A felettesnek szüksége van arra, hogy ellenőrizhessen, ahogy a dolgozónak arra, hogy bármikor kérdezhessen, kommunikálhasson feletteseivel és kollégáival. Az irodában ez megoldódik, a Home Office viszont egy másik környezet, ahol a technikát kell segítségül hívni. A rendszerbe integrált multichannel funkciók erre kiválóan alkalmasak, mivel nem csak az ügyfelekkel való kapcsolattartásra, hanem belső kommunikációra is nagyon hatékonyan használhatóak. Ezeknek a beépített funkcióknak a legnagyobb előnye, – legyen szó akár csak egy egyszerű belső chat funkcióról – hogy a kommunikáció felügyelhető, ellenőrizhető, akár csoport szinten több kollégával is egyszerűen megosztható ugyanaz az információ, ráadásul nyoma marad.

Hogy milyen hatással van a Home Office a munkavállalókra, az egyénenként változik. Szerencsés esetben az otthoni környezet és a nagyobb szabadság érzete pluszként jelentkezik és növeli a munkavégzés hatékonyságát. Van akinél viszont  a személyes kommunikáció hiánya a bizonytalanság érzetét kelti, ami nagy hatással van az eredményes munkavégzésre. Az otthonról dolgozók negyven százaléka érzi kevésbé hatékonynak a munkáját, és legtöbben a kollégákkal való interakciót, a rendezett munkaidőt hiányolja, főleg, ha kötelező és kényszerhelyzet miatt szükséges Home Office-ról van szó és nem a „prémiumként” felajánlott plusz lehetőségről. Így bizony meg kell oldanunk a fizikai jelenlét hiányából adódó rendszeres impulzusok pótlását is.

A vezetőknek tudniuk kell alkalmazkodni és megtalálni a megfelelő megoldásokat arra, hogy a kollégák nincsenek mindig szem előtt és nem mindig tudjuk őket ellenőrizni. Az Ő felelősségük, hogy a feladatok minél hatékonyabban legyenek elvégezve, figyelembe véve, hogy egy adott alkalmazott milyen igényekkel rendelkezik. Lehet, hogy a munka hőse lassan dolgozik így kénytelen kihasználni minden percet a munkaidejéből, hogy elvégezze a feladatot és lehet, hogy a notórius munkakerülők olyan szinten hatékonyan dolgoznak, hogy ugyanazt a feladatot negyed annyi idő alatt végzik el. A vezetők azok, akik ismerik a kollégákat, hogy kit-hogyan lehet ösztönözni. Hajtani kell 20 percenként? Többet kell biztatni? Békén kell hagyni? Nem mindenki egyforma és minél hamarabb érti ezt meg egy felettes, annál jobban fogja tudni koordinálni a munkát és használni alkalmazottjainak legjobb tulajdonságait. Ehhez viszont elengedhetetlen a felügyelet és a gördülékeny kommunikáció biztosítása.

Ezeket a tényezőket figyelembe véve érdemes egy felhő alapú, bárhonnan elérhető és megfelelő felügyeletet biztosító rendszeren belül megoldani a folyamatokat, megvizsgálva, hogy a választott rendszer hogyan kapcsolható össze (integrálható) az általunk használt már meglévő rendszerekkel.

Összegzés

A kezdeti nehézségek után, szem előtt tartva a személyes jelenlét hiányából adódó technikai és emberi szükségleteket, a Home Office vagy távmunka egy igazán motiváló és ösztönző dolog lehet a munkavállalók számára.