Milyen megoldást kínál a home office követelményeire egy felhőalapú kommunikációs rendszer?

Az otthoni munkavégzés izgalmas kihívások elé állítja a munkáltatókat és a munkavállalókat egyaránt. A távmunkára való átállás teljesen mást jelent egy cég vezetője számára, mint a munkavállalóinak. A vezetőknek a legnagyobb kihívást a mindennapi folyamatok kidolgozása jelenti, aminek hiányában sokszor a kontroll elvesztését tapasztalják. A rossz kommunikáció, a nem megfelelő technológia használatának következményei pedig egyre nyilvánvalóbbak lesznek.

A távmunka és a kommunikáció kihívásai

Nem elegendő tehát csak a technikai feltételeket biztosítani. Megoldást kell találnunk arra is, hogy a munkahelyen természetesnek tűnő folyamatok távmunka esetében is hatékonyan működjenek.

Érdemes protokollt kialakítanunk a következőkre:

• mindennapi kommunikáció,
• döntéshozói folyamatok,
• feladatok kiosztása,
• azok határidőre való elvégzése és
• a visszajelzés.

Technikai és kommunikációs feltételek

• A megfelelő technikai feltételek adottak legyenek, az irodai környezet elérhető legyen bárhonnan, bármikor.
• Az eredmények ellenőrzése, monitorozása és az azonnali közbelépés lehetősége biztosítva legyen.
• A kontrollálható, felügyelhető és irányítható kommunikációs megoldások legyenek elérhetőek.

Technikai alapfeltételek otthoni munkavégzésre

 A felhő alapú megoldások behozhatatlan előnye ilyen helyzetben tapasztalható. Egy ilyen call center rendszer bárhonnan, bármikor használható, elérhető.

A gördülékeny távmunka leginkább a stabil technikai háttéren és a megfelelő eszközökön múlik. Ha egy felhő alapú, távmunkára is alkalmas ügyfélszolgálati rendszerre építettük a működésünket, az jócskán megkönnyíti a dolgunkat az átállásnál.

Ez esetben számos olyan funkció áll rendelkezésünkre egy rendszeren belül, melyeket megfelelően használva hatékonyan kivitelezhető az otthoni munkavégzés.

A munkavállalók és a munkáltatók számára egyaránt bosszantó, ha az otthoni munkavégzésre tervezett technikai eszközök a gyakorlatban nem működnek megfelelően. Ha használatuk komolyabb nehézségekkel jár, vagy hiányoznak belőle olyan funkciók, melyek a mindennapi munkavégzést segítik.

A hardver mellett természetesen elengedhetetlen a szükséges szoftveres támogatás is, illetve a kapcsolattartást segítő kommunikációs csatornákról is gondoskodni kell. Ezeken túl nem feledkezhetünk meg az üzleti és a személyes adatok védelméről sem.

Az előírások és jogszabályok sokszor még inkább megnehezíthetik a dolgunkat, például egy rögzített vonal biztosítása, vagy annak hiánya is fejtörést okozhat.

Ellenőrzés, kontroll, kommunikáció, információáramlás biztosítása

Egy jól felépített cégnél a központi rendszerben elvégzett feladatok információáramlásra is szolgálnak. A kevesebb személyes kontroll és az irodai környezet hiánya sajnos sokszor a teljesítmény visszaesését eredményezi, amit a munkáltatóknak orvosolniuk kell.

A kezdeti teljesítménycsökkenés oka egyrészt a napi rutin megváltozása. Másrészt sok-sok külső körülmény zavaró hatása megszakítja a munkamenetet, elveszi a figyelmet a munkavégzésről. Főleg abban az esetben igaz ez, amikor a munkavállaló először kerül ki az irodai környezetből. Éppen ezért fontos – főként ebben az időszakban –, hogy minden mozzanat követhető és mérhető legyen.

A felettesnek szüksége van arra, hogy ellenőrizhessen, ahogy a dolgozónak arra, hogy bármikor kérdezhessen, kommunikálhasson feletteseivel és kollégáival. Az irodában ez megoldódik, a home office viszont egy másik környezet, ahol a technikát kell segítségül hívni.

A rendszerbe integrált multichannel funkciók erre kiválóan alkalmasak, mivel nem csak az ügyfelekkel való kapcsolattartásra, hanem belső kommunikációra is hatékonyan használhatóak.

Ezeknek a beépített funkcióknak sok előnye van, amelyet már egy egyszerű belső chat funkciónál is megtapasztalhatunk.

Például:

• a kommunikáció felügyelhető, ellenőrizhető,
• akár csoportszinten, több kollégával is egyszerűen megosztható ugyanaz az információ,
• ráadásul nyoma is marad.

Az otthoni munkavégzés hatása a munkavállalókra

 Hogy milyen hatással van a home office a munkavállalókra, az egyénenként változik. Szerencsés esetben az otthoni környezet és a nagyobb szabadság érzete pluszként jelentkezik és növeli a munkavégzés hatékonyságát.

Van, akinél viszont a személyes kommunikáció hiánya a bizonytalanság érzetét kelti, ami negatív hatással van az eredményes munkavégzésre.

Az otthonról dolgozók negyven százaléka érzi kevésbé hatékonynak a munkáját, és legtöbben a kollégákkal való interakciót, a rendezett munkaidőt hiányolják. Főleg jellemző ez, ha kötelező és külső kényszer miatt szükséges home office-ról van szó, nem pedig „prémiumként” felajánlott plusz lehetőségről. Így bizony meg kell oldanunk a fizikai jelenlét hiányából adódó rendszeres impulzusok pótlását is.

A home office kihívásai a vezetőknek

 A vezetőknek tudniuk kell alkalmazkodni és megtalálni a megfelelő megoldásokat a kollégák ellenőrzésére, munkájuk követésére.

Személyes felelősségük, hogy a feladatok minél hatékonyabban legyenek elvégezve, figyelembe véve az egyes alkalmazottak egyéni igényeit, sajátosságait.

Lehet, hogy a „munka hőse” otthon lassan dolgozik, így kénytelen kihasználni minden percet a munkaidejéből, hogy elvégezze a napi feladatot. Ugyanakkor előfordulhat, hogy a „notórius munkakerülők” olyan szinten hatékonyan dolgoznak távolról, hogy ugyanazt a feladatot negyed annyi idő alatt végzik el.

A vezetők feladata, hogy kiismerjék a kollégákat, és megtudják, kit hogyan lehet ösztönözni. Emlékeztetni kell 20 percenként? Többet kell biztatni? Vagy éppen békén kell hagyni? Nem mindenki egyforma. Minél hamarabb érti ezt meg egy felettes, annál jobban tudja koordinálni a munkát, és kihozni kollégáiból a legjobbat. Ehhez viszont elengedhetetlen a felügyelet és a gördülékeny kommunikáció biztosítása.

Ezeket a tényezőket figyelembe véve érdemes egy felhő alapú, bárhonnan elérhető és megfelelő felügyeletet biztosító rendszeren belül megoldani a folyamatokat. Természetesen megvizsgálva, hogy a választott rendszer hogyan kapcsolható össze (integrálható) az általunk már használt, meglévő rendszerekkel.

Összegzés

 A home office vagy távmunka egy igazán motiváló és ösztönző felállás lehet a munkavállalók számára a kezdeti nehézségek leküzdése után. Fontos azonban, hogy felismerjük a személyes jelenlét hiányából adódó technikai és emberi szükségleteket, és igyekezzünk azokat a legteljesebb mértékben kielégíteni.